1.1 Een RMA is een retouraanvraag voor een product dat u, om wat voor reden dan ook, aan ons wilt retourneren. RMA´s worden uitsluitend verwerkt indien het RMA aanvraagformulier correct en volledig is ingevuld met de gegevens die u vindt op uw pakbon of aankoopfactuur. Alleen artikelen die korter dan 60 kalenderdagen geleden zijn gefactureerd komen in aanmerking voor terugname. Met het invullen van het RMA aanvraagformulier neemt u kennis van, en gaat u akkoord met onze RMA voorwaarden zoals die in dit document zijn beschreven.
1.2. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle RMA’s. Wij maken een onderscheid tussen commerciële retouraanvragen, retouraanvragen naar aanleiding van een fout onzerzijds, en HP DOA retouraanvragen. Voor reparatieaanvragen en retouraanvragen naar aanleiding van transportschade gelden andere voorwaarden die apart worden beschreven.
1.3. Elke RMA moet door onze klantenservice worden geautoriseerd (goedgekeurd) voordat het product mag worden geretourneerd. Na goedkeuring ontvangt u van onze klantenservice een uniek RMA formulier met een geldigheid van 5 werkdagen. Binnen deze termijn dient de zending door u te worden verzonden. Zendingen die zonder onze autorisatie en formulier worden geretourneerd worden niet door ons in behandeling genomen en /of gecrediteerd. De bijkomende kosten voor het retourneren van producten zijn voor rekening van u, uitgezonderd zijn zendingen die door ons incorrect zijn uitgeleverd.
1.4. Alle bedragen die u in verband met RMA’s aan ons schuldig bent kunnen wij verrekenen met al hetgeen wij, om welke reden ook, aan u schuldig zijn. Dit onafhankelijk van de vervaldatum van hetgeen u aan ons verschuldigd bent.
1.5. Wij hebben geen enkele verplichting om u schade, gevolgschade daaronder begrepen, te vergoeden in verband met hetgeen door ons is geleverd, in verband met een retouraanvraag of in verband met de aanleiding van een retouraanvraag.
1.6 Indien in onze voorwaarden wordt gesproken over U, bedoelen wij u als klant, degene die door ons is gefactureerd voor hetgeen door ons is geleverd
Indien in onze voorwaarden wordt gesproken over ons, bedoelen wij ons als zijnde uw leverancier die het betreffende product aan u heeft geleverd.
Indien in onze voorwaarden bedragen worden genoemd, dan zijn dit bedragen in euro exclusief BTW.
Indien in onze voorwaarden percentages worden gegeven, dan zijn dit percentages van de verkoopprijs van het betreffende product.
2. Commerciële Retouraanvragen2.1 Onder commerciële retouraanvragen vallen door ons correct geleverde producten welke door u verkeerd zijn besteld. Het retourneren van deze producten is doorgaans mogelijk, alleen worden hier wel restock- en administratieve kosten voor berekend. Een specificatie van de door ons gehanteerde restock kosten vindt u elders in deze voorwaarden.
2.2 Het minimale bedrag waarvoor een commerciële RMA kan worden gedaan bedraagt € 100,- verkoopwaarde. Er kunnen geen producten van meerdere facturen deel uit maken van een en dezelfde RMA.
2.3 De beoordeling van een retouraanvraag blijft ten alle tijden onze exclusieve bevoegdheid. Producten die geen deel (meer) uitmaken van het assortiment, uitlopend zijn, of voor uitlevering naar uw wensen zijn aangepast komen niet in aanmerking voor terugname en/of creditering. Een zichtzending dient binnen 30 kalenderdagen dagen te worden geretourneerd. Bij te late retournering wordt er 15% restock kosten berekend en na 60 kalenderdagen kan het artikel niet meer worden geretourneerd.
2.4 De te retourneren producten dienen courant en als nieuw verkoopbaar te zijn, in originele en onbeschadigde verpakking. Na ontvangst en controle van het geretourneerde product ontvangt u binnen 10 werkdagen een creditnota. De hoogte van het creditbedrag is afhankelijk van de staat van de producten en de berekende restock kosten.
3. Retouraanvragen naar aanleiding van een fout onzerzijds3.1 Wij zullen in eerste instantie in samenspraak met u trachten het probleem naar wens op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan zullen wij het product kosteloos terugnemen.
4. DOA retouraanvragen4.1 Onder DOA producten verstaan wij uitsluitend producten afkomstig van HP die in aanmerking komen voor deze specifieke door HP vastgestelde procedure. Bij retouraanvragen betreffende HP DOA producten volgen wij de voorwaarden die HP heeft vastgesteld en gepubliceerd op het DOA autorisatieformulier. Indien deze voorwaarden wijzigen dan hebben wij het recht onze voorwaarden op dit punt aan te passen. Al hetgeen verder in dit artikel 4 is bepaald daaronder begrepen.
4.2 Een DOA retouraanvraag zal door ons in behandeling worden genomen mits gemeld binnen 60 dagen na onze factuurdatum en ontvangst van het DOA autorisatieformulier welke u zelf bij HP dient aan te vragen. Het aanvragen van een DOA autorisatie kan bij HP tot 30 dagen na factuurdatum van het betreffende product. Wij wijzen u er op dat de afhandeling middels deze procedure doorgaans langer duurt dan de standaard garantieafhandeling. U heeft het recht om HP te sommeren het defecte product onder garantie te laten repareren in plaats van afhandeling volgens de DOA procedure. De bijkomende kosten en risico van schade of vermissing tijdens transport zijn geheel voor uw rekening.
4.3 Indien tijdens het onderzoek geen defect wordt geconstateerd en /of niet kan worden gekoppeld aan de aangegeven klacht op het DOA autorisatieformulier, wordt een bedrag van € 50,- aan onderzoek- en verzendkosten in rekening gebracht waarna het product naar u wordt geretourneerd.
4.4 Indien het geretourneerde product bij binnenkomst en controle conform de richtlijnen van HP aan de DOA procedure voldoet ontvangt u binnen 10 werkdagen een creditnota.
5. Reparatie aanvragen (geen fabrieksgarantie)5.1 Wij repareren uitsluitend producten die bij ons zijn aangekocht met specifieke eigen garantievoorwaarden, waaronder gebruikte apparatuur. Uw aankoopfactuur bepaalt of het product in aanmerking komt voor garantie, wat de duur is van deze garantie, en hoe deze garantie wordt afgehandeld. Voor een overzicht van onze aanvullende garantiemogelijkheden kunt u terecht bij uw accountmanager. hij /zij legt u graag de mogelijkheden uit betreffende garantievorm en garantieduur.
5.2 Wij zullen in sommige gevallen in samenspraak met u kiezen voor het toesturen van onderdelen of zaken waarmee u zelf het probleem kunt verhelpen. In gevallen waarbij dit niet toereikend is zullen wij het product voor u repareren en indien nodig vervangen voor een gelijkwaardig product. Mocht dit niet mogelijk zijn dan zullen wij het product crediteren tegen de waarde waarvoor het is aangekocht.
5.3 Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid betreffende bestanden of applicaties die tijdens een reparatie verloren zijn gegaan. U dient zelf zorg te dragen voor een recente backup van uw gegevens.
5.4 Bij alle aangeboden reparaties behoudens garantie wordt een bedrag van € 35,- aan onderzoek- en verzendkosten in rekening gebracht waarna het product naar u wordt geretourneerd. Redenen waardoor een reparatieaanvraag niet onder garantie wordt verholpen zijn bijvoorbeeld (gebruikers)schade en software gerelateerde issues. Indien wij voor de retourzending zorgdragen geldt dat indien de retourzending bij een eerste afhaalpoging niet gereed staat wij ook de volgende afhaalopdracht in rekening mogen brengen.
6. Reparatie aanvragen (wel fabrieksgarantie)Bij producten van de meeste fabrikanten kunt u rechtstreeks bij de fabrikant terecht voor de garantieafhandeling van een defect product. Dit is veelal de eenvoudigste en snelste wijze om het probleem op te lossen.
Indien de contactgegevens van de fabrikant niet bij u bekend zijn kunnen wij deze voor u achterhalen. Belt u daarvoor even met onze klantenservice, bereikbaar middels telefoonnummer 071-8001500
Defecte producten met fabrieksgarantie worden niet door ons teruggenomen. Bij uitzondering kan de keuze worden gemaakt om de garantieafhandeling via ons te laten
lopen en uw product te laten repareren, hetgeen kan betekenen dat de tijd die met de afhandeling is gemoeid, aanzienlijk kan toenemen.
7. Aanvragen naar aanleiding van transportschade of vermissingU dient bij ontvangst zelf de goederen te controleren op schade en /of compleetheid. Mocht u bij ontvangst constateren dat de zending niet correct is afgeleverd, dan bent u verplicht een aantekening hiervan te maken op de afleverbon van de chauffeur. In geval van schade dient u de zending te weigeren en ons daarvan direct op de hoogte te stellen.
Een schade aan- /of vermissing van een product of zending dient binnen 2 werkdagen na aflevering bij ons te worden gemeld. Binnen deze termijn proberen wij u een adequate oplossing aan te bieden.
8. Restocking- en administratieve kostenOnder restocking- en administratieve kosten worden kosten bedoeld die voortvloeien uit het behandelen van een aanvraag, het controleren /voorraadklaar maken van producten, en de administratieve afhandeling daarvan.
In principe hanteren wij 2 verschillende percentages, te weten 20 of 25 procent van de verkoopwaarde van het betreffende product.
Bij ongeopende producten wordt 20% berekend, bij geopende producten wordt 25% berekend.
Het minimale bedrag aan berekende restock kosten bedraagt € 60,-
In sommige gevallen kunnen afwijkende percentages of bedragen worden vastgesteld indien de situatie dat vereist. In dat geval wordt dit vooraf aan u gecommuniceerd.
9. RMA formulier Als u akkoord gaat met de bovengenoemde voorwaarden.
Kunt u uw RMA doorgeven aan Xeptor.